Q.Studioからの移管を代行してもらう費用は、何で決まりますか？

Studioから他へ移転するために支払った費用は、一括で経費に計上できるのでしょうか。税務上の処理は、移行するWebサイトの役割や新しく組み込む機能の内容によって分かれます。

会社案内やお知らせの配信を主目的とした情報発信サイトであれば、広告宣伝費などの勘定科目を用いて、支払った期の費用として処理できるケースが見られます。しかし、移行に合わせて独自の予約システムや顧客管理、会員ログインやオンライン決済などのプログラムを新しく開発・導入する時は注意しなければなりません。国税庁の質疑応答にあるように、税法上でソフトウェア資産と判断された場合、支払った年に一括で経費にはできず、無形固定資産に計上して一般的に5年の耐用年数で減価償却を行う形になります。

すでに持っているソフトウエアを直す費用にも区別があります。不具合を取り除く、今の働きを保つといった修正なら修繕費、新しい機能を足したり機能を高めたりする修正なら資本的支出です。移行のついでに予約や決済の仕組みを新しく作るなら、資本的支出に近い扱いになりやすいでしょう。

また個人事業主の場合は、事業用と私用が混ざる支出について業務上直接必要な分だけを区分して計上するルールです。どの科目になるかはサイトの機能や金額、運用の仕方で変わるため、最終的には税理士に確かめてください。顧問税理士がいなければ、税務署の面接相談も使えます。電話で日時を予約してから出向く形です。

不正アクセスの知らせを受けて、別のサービスへ移ることを決めた。そうなると、移行にかかったお金をStudio側に求められるのかが気になります。

Studioの不正アクセスに関する第一報で、続報として挙げられている項目は3つです。対象者の範囲と件数、二次被害の調査結果、原因の調査結果と再発防止策。もっとも、公式の発表において、外部への移行費用や他社サービスの制作費を補償するといった案内は出ていません。

疑問があれば、Studioの問い合わせ窓口で直接聞けますよ。ログインできる人は画面内のサポートセンターから、ログインできない人や契約を管理している担当者、アカウントを持っていない人は専用のフォームから連絡します。移行費用について尋ねたことと、その回答は記録に残しておきましょう。

あわせて、移行を頼んだ会社の見積書や請求書、支払いの記録も手元にまとめておきます。続報で費用の扱いが示された時に、かかった金額と時期をすぐに示せるからです。

移行を急ぐかは、被害の範囲がまだ調べている途中であることも踏まえて決めることになりますね。続報はStudioの最新情報の一覧に載ります。

全額を一括で先に支払うのか、それとも納品後に支払うのかは、依頼する代行業者によって方針が大きく分かれます。制作を始める前に請求する形を基本にしている会社がある一方で、着手時に50%、納品が終わった時に残りの50%を払う2回払いの会社もあります。

業者によっては、契約の時点で制作費の半分を着手金として預け、公開後の確認を経てから残金を請求します。発注側の視点では、完成したサイトの動作や表示崩れを確かめてから残金を支払える分割払いのほうが、資金繰りや検収の面で納得しやすい面がありますね。事業者の側にとっても、着手金を受け取ることでデザイナーやエンジニアの作業リソースをあらかじめ確保できるメリットがあります。

もうひとつ確かめたいのが、途中でやめた場合です。制作が始まった後にキャンセルすると、進んだ分の費用を請求されたり、預けたお金から作業分を差し引いて精算されたりします。前払いの割合が大きいほど、途中でやめた時に戻ってこない金額も大きくなります。見積もりの総額だけでなく、請求書の送付タイミングや支払い期日、途中解約時の精算方法について、契約を交わす前に書面で突き合わせておきましょう。

「移行先のサイト構築は社内のスタッフで進めるので、Studioに入っているデータだけを抜き出して渡してほしい」と考える方もいるでしょう。しかし、StudioにはCMSの記事データを一括でファイル出力する仕組みが備わっていません。抽出を頼むといっても、実際の作業は公開ページからの回収です。

抽出だけを受けるかは会社ごとの相談になります。移行するか迷っている段階の相談を受け付ける会社もあるので、ほしいデータと、受け取りたい形式（記事の一覧、画像一式など）を伝えて聞いてみるのが早いでしょう。

フォームの回答は例外で、CSVで書き出せます。とはいえ、契約プランの閲覧上限を超えて届いた回答はそのままでは出力できない仕様です。

また、外部の作業者をStudioのプロジェクトに招待して作業してもらう際は、権限の設定を適切に行い、関係のない個人情報や公開設定に触れさせない配慮を整えてから作業を依頼します。Businessプラン以上なら編集者ごとに操作できる範囲を絞れますが、その設定は招待した後にダッシュボードで行います。フォームの回答を見られないように制限した編集者は、公開サイトから届いた回答を閲覧できません。回答の回収まで頼む場合は、権限を絞りすぎないよう気をつけてください。

代行業者へ支払う外注費用と、自社のスタッフが作業する社内コストとを見比べると、自作の負担が見えてきます。代行に払うお金はゼロになりますが、そのぶんを自分の時間で払うことになります。StudioにはHTMLコードを出力する機能がないため、移行先の環境でデザインの組み込みからやり直さなければなりません。

過去の記事や画像を1本ずつ手作業で移し替える作業に加え、問い合わせフォームの送信テストやreCAPTCHAなどによるスパム対策の再設定、さらにページのURLが変わる際のリダイレクト記述など、専門的な知識を要する作業が次々に発生します。なかでもURLの対応付けは、記事が多いほど手間が増えます。転送が漏れたページは、検索やブックマークから来た人がたどり着けなくなるので、ここを省くと後で困りますよ。

ちなみに、WordPress.comなら無料プランでもサーバーが付いてきますが、プラグインを入れたい時は有料プランへの切り替えが要ります。

自分で進めるかを決める時は、全体にかかりそうな作業時間を見積もり、その時間を本業に使った場合と比べます。慣れない作業でつまずいた時間や、公開後に不具合を直す時間も含めて考えると、代行の見積もりとの差が見えやすいでしょう。

Studioのサイトは、このサービスでは移せません。エックスサーバーのサーバー移転代行は、サーバー会社が運用中のサーバーからWebサイトやWordPressのデータを移すサービスで、Studioからの作り直しとは別の作業です。

このサービスは、移転元のサーバーからFTPでサイトのデータを取り出して移すものです。申し込みの時に移転元のFTP情報が必要で、WordPressならデータベースも一緒に移します。しかしStudioはクラウド型の制作環境であり、利用者にFTP情報を提供していません。エックスサーバーへ移る場合も、移行先でサイトを作り直すところから始まります。

さらに同サービスでは、サイトの表示確認やネームサーバーの切り替え作業は対象外となっています。公開前の動作確認についても、パソコンのhostsファイルで新しいサーバーを向けて確かめる手順を取れば問題ありません。

この移転代行は、サイトを作り直す作業も公開の切り替えも含みません。Studioから移すなら、作り直しの見積もりと、移行先のサーバーの契約料金を合わせて総額を出してください。