移行業者が個人情報を扱う場合、委託契約は必要ですか？
ウェブサイトの移行を外部の業者に任せるとき、これまでにフォームへ届いた氏名や連絡先といった回答データを渡すなら、委託契約を結ぶ必要があるのでしょうか。
移行業者が回答を開いたり、別のシステムへ取り込んだりするなら、扱い方の取り決めが必要です。個人情報保護法の通則ガイドラインでは、契約の形態や種類に関係なく、事業者がほかの者に個人データを扱わせることを「取扱いの委託」としています。入力、編集、分析、出力といった処理も含まれます。CSVを受け取って新しいサイトへ流し込む作業は、ほぼこれに当てはまるでしょう。
自社の個人データを他社に預ける事業者には、委託先に対して必要かつ適切な監督を行う法的な義務が生じます。この監督義務を果たすための重要な手段が、委託契約の締結です。契約書の中には、双方が合意した安全管理措置の内容や、委託元がデータの取扱状況を把握できる取り決めを盛り込む形が望ましいとされています。
ただし、契約書の名前にこだわる必要はありません。合意した内容を客観的にはっきりさせられる手段なら、書式の種類は問われません。覚書や、発注書に付ける取り決めでもかまいませんね。一方で、業者の従業員から守秘の誓約書を取るのは監督の方法のひとつで、一律の義務ではありません。
また、実務では移行業者が下請けなどの第三者へ作業を再委託する場面も見られますね。その際は、再委託先の事業者名や業務内容、データの取扱方法について事前に報告や承認を求め、監督が届く状態を整えておく運用が望まれます。
フォーム回答を業者に渡さずに移行することはできますか？
デザインやページの引っ越しは依頼したいものの、お客様からのお問い合わせ内容そのものは外部の業者に見せたくない、と迷う場面もありますよね。
実際のところ、過去のフォーム回答を渡さずにサイトの移行作業を進める手法は十分に選べます。Studioの仕組みでは、フォームパーツの配置や項目の追加といった画面のデザインはエディタ上で行い、送信された回答データは別のフォームダッシュボードで保管される仕様だからです。ページの制作やレイアウト調整だけであれば、過去の回答データそのものを業者が閲覧する必要はありません。
旧CMSプラン以上なら、フォーム回答の閲覧制限を使い、エディタやCMSの編集は許可したまま、公開サイトから届いた回答だけ見られないメンバーにできます。新料金プランでは使えません。制限をかけても、ライブプレビューから送った回答の閲覧とCSVダウンロードはできるので、業者はテスト送信の結果を確かめられます。
気をつけたいのは書き出しの操作です。回答一覧画面の右上にある3点メニューから、すべての回答をCSV形式でダウンロードできます。ファイルにすると扱いやすい分、作業用の資料と一緒に業者へ送ってしまうこともありますね。過去の回答を新しいサイトへ移す必要がないなら、CSVは自分の手元に置き、業者にはフォームの項目と通知の設定だけを伝えます。
ちなみに、機器やソフトの単純な保守だけを頼む場合は、業者が個人データを扱わない旨の契約条項があり、適切なアクセス制御をしていれば、個人データの提供にはあたりません。移行の作業がそのまま同じ扱いになるとは限らないので、回答を見せない約束も書面に残しておきます。移行作業にデータ閲覧が本当に不可欠なのか、着手する前に切り分けておきたいですね。
回答データを業者に渡す時、どんな安全管理措置が必要ですか？
どうしても新環境へのデータ移し替えが必要になり、業者へ回答データを渡す場合には、具体的にどのような安全対策を講じるべきでしょうか。
まず意識したいのが、移行作業に必要のない個人データを渡さないことです。問い合わせの種別や日時だけが必要なら、氏名や電話番号といった特定の個人につながる列をあらかじめ除外して渡す工夫が考えられます。新しいフォームの動作確認が目的なら、過去の回答をすべて渡さなくても、テスト用の回答で足りることが多いでしょう。
そのうえで、取り決めておきたいことは次のとおりです。
- 共有する相手を担当者に限り、扱えるデータの範囲も限定する
- ファイルを送るときは通信経路や内容を暗号化し、パスワードをかける
- 作業後は復元できない方法で削除してもらい、証明書などで確かめる
共有の範囲はツールの設定でも絞れます。Studioでは高度な権限制限やワークスペース機能を使うと、メンバーごとに回答の閲覧範囲を制限できます。ただ、Studioのダッシュボードからは全件のCSV書き出しが行われるため、委託元で不要な項目を整理してから相手に引き渡す段取りが大切です。Google ドライブで送るなら、共有相手をユーザーやグループ単位で指定し、閲覧だけの権限にできます。
契約を結んで終わりではなく、業者が対策をどう実施しているかも委託元のほうでつかんでおきます。
報告のためにフォーム回答を削除する前に件数などを控えておくべきですか？
サイトの移行やリニューアルに伴って過去の回答データを削除する際、万が一の事故に備えて件数や項目を控えておくべきか迷う方もいますよね。
移行のついでに古い回答を消すつもりなら、その前に件数などを控えてください。漏えい等の報告では、影響を受けた、またはそのおそれがある個人データの項目と本人の数、発生日や発覚日などを伝えます。
Studioの管理画面でフォーム削除機能の仕様を確認すると、「このフォームの回答と設定を全て削除」を実行した場合、データは元に戻せない仕組みになっています。すべて消去した後に過去の状況を調べようとしても、何件の送信があったのか、誰の情報が含まれていたのかを後から確認する術はありません。
控えておきたいのは、回答の件数と期間、どんな項目が入っていたかです。回答の件数と本人の数は同じではないので、同じ人が何度か送っている場合は分けてメモします。CSVを出して手元で数えておけば、あとで報告や通知を考えるときに困りません。
本人への通知が要るか迷ったら、Studioのインシデントのお知らせにある3点を見ます。事業や団体の活動でフォームを使っていたか、自由記述欄も含めて氏名や連絡先などの個人データが入っているか、今回の件の影響を受ける可能性があるか、の3つです。不正目的の行為による漏えいやそのおそれには人数の下限がなく、対象者が1人でも通知が必要になる場合があります。
法令上の報告では、発覚した時点で把握できている内容で速報を出し、追って詳細を報告する手順が認められています。本人への通知も、通知する事項がすべて分かるまで待ってよいわけではありません。移行して回答を消したことで報告や通知が要らなくなるという根拠もないため、記録を残してから削除に進みます。