Q.Studioで作った採用サイトの応募フォームは、移行先でどう作り直せばよいですか？

面接や会社説明会の予約に使っていたカレンダー付きのフォームは、移行先のウェブサイトでも同じように再現できるでしょうか。まず、Studioの標準フォームには日付を入れる機能がないため、面談予約などでカレンダーを出していたなら、外部サービスのカレンダー付きフォームを埋め込んでいた可能性が高いはずです。

外部サービスを使っていた場合は、移行先にも同じ埋め込みコードを貼れば済むことが多いです。AirリザーブもGoogle カレンダーも、予約ページをサイトに埋め込む方法と、リンクで案内する方法の両方を用意しています。

Airリザーブは、カレンダー設定で出した埋め込みコードをそのまま貼る決まりで、書き換えると正しく動かないことがありますよ。特定のメニューだけを絞って表示することもできないため、採用面談のほかに別の予約メニューがあると、それも一緒に並びます。メニューの分け方は、埋め込む前に見直したいところですね。

予約の空き枠までは要らず、希望日を書いてもらうだけで足りるなら、移行先のフォームに日付の項目を作るだけでも対応できます。移行先がHTMLを直接記述できる環境であれば、日付入力欄のinputタグを用いることで、カレンダーから年月日を選べるシンプルな項目をすぐに設置できます。面接の希望日をテキストではなく日付形式で正しく受け取りたい場面で重宝しますね。

また、Google カレンダーの予約スケジュール機能を使う方法もあります。普段使っているスケジュールと自動で同期し、予定が入っている時間帯をブロックして重複を防げるため、面接調整の負担を大きく減らせます。

採用サイトの応募フォームとしてGoogleフォームを埋め込んで使っていた場合、今回の情報流出の対象から外れているのか気になりますね。

Studioサイトに外部サービスであるGoogleフォームを埋め込んでいた場合、フォームへの回答データは閲覧者のブラウザからGoogleのサーバーへ直接送信されます。Studioの管理基盤を経由したり保存されたりしないため、今回の事象において回答データがStudioから流出した可能性はありません。

ただし、安全だと判断する前に2つの点を確認しておきたいところです。

1つ目は、Studioのエディタ内に貼り付けていた埋め込みコードの扱いです。貼り付けたコード自体はStudio側に保管されていたため、流出の可能性のある情報に含まれます。通常のGoogleフォームの埋め込みコードであれば公開URLやインラインフレームの記述だけで構成されていますが、もし他のツールなどで秘密のアクセスキーを直接書き込んでいた場合は、キーの再発行などの対処が必要になります。

2つ目は、Googleフォーム自体の公開設定です。「結果の概要を表示する」をオンにしていると、回答の全文やグラフを含む概要を、そのフォームに回答できる人なら誰でも見られる状態になります。応募フォームでこれがオンになっていれば、ほかの応募者の回答が見えてしまうため、オフにしてから使い続けましょう。

なお、移行先でもGoogleフォームを使い続ける場合は、フォームの送信画面から埋め込み用のHTMLをコピーし、新しいサイトに貼り付けます。移行先がHTMLの埋め込みに対応しているかは、事前に確かめてください。

Studioで使っていたGoogleスプレッドシートへの回答自動反映は、新しいサイトへ移行した後もそのまま利用できるのでしょうか。Studio独自の連携機能そのものは引き継げないため、移行先のフォームサービス側でスプレッドシートへの書き出しを再設定する必要があります。

Studioのスプレッドシート連携は、Studioの管理画面からGoogleアカウントへのアクセスを許可することで専用のシートが作られ、送信されたデータが順次書き込まれる仕組みでした。

移行先でGoogleフォームを利用する場合は、フォーム管理画面の回答設定から送信先として新しいシートを作成するか、過去に使っていた既存のスプレッドシートを指定して紐付けられます。過去の応募データを同じファイル内で管理したいときに便利ですね。ただ、作り直したフォームの項目と列の並びが合っているかは見ておきたいところです。

連携の対象にも注意が要ります。Studioでは連携より前に届いた回答はシートに追加されず、添付ファイルはStudioのフォームダッシュボードでしか見られません。シートに履歴書のファイルが残っていると思い込んでいると、Studioを解約したあとで取り出せなくなります。

移行作業が終わった後は、使わなくなった旧サイト側の連携を解除しておくのが安全です。まずStudioのフォーム設定画面から連携解除を実行します。Googleアカウント側のリンク済みアプリの画面でも、Studioのアクセス権を消せます。削除したアプリはGoogleアカウントにアクセスできなくなるため、Studioのほかのフォームでまだ連携を使っていないか確認してから消しましょう。

これまで応募者へ送っていた自動返信メールの文章を移行先へ引き継ぎたいとき、どこから文面をコピーして控えておけばよいか迷いますね。

Studioの管理画面を探しても返信文が見当たらず戸惑うかもしれませんが、Studio本体には自動返信機能が備わっていません。そのため、自動返信を行っていたサイトでは、Googleスプレッドシートへのデータ連携とZapierなどの外部ツールを併用して配信していたはずです。

過去の案内文を控える際は、まずZapierなどの外部ツールの管理画面を開きます。設定されているワークフローの中からメール送信アクションを確認すると、件名や本文の入力欄にこれまで使っていたテンプレートが見つかりますよ。そこで、件名と本文をテキストファイルに写し、「ここに氏名の列」「ここに応募職種の列」のように、変数がどの列を指していたかも書き添えます。移行先で同じ差し込みを作るときに、ここがわからないと文面を組み直せません。Email by Zapierで送っていたなら、SubjectとBodyの欄があり、BodyはHTMLかプレーンテキストのどちらかで入っています。

紛らわしいのが、Studioの通知メールです。初期状態ではプロジェクト作成者に届き、個別の設定でタイトルも変えられますが、これは担当者向けの通知で、応募者向けの自動返信とは別物です。

もしツールのログイン情報がすぐに見つからないときは、過去に自分宛てに送信したテストメールや実際の受信メールを確認します。Gmailを利用しているなら、パソコンのブラウザで対象メールを開き、メニューからメッセージをダウンロードしてEML形式で手元に残す方法もあります。ちなみに、開くにはデスクトップのメールソフトが必要です。

移行先で応募フォームを作り直すときに追加の費用が発生するかどうかは、自社で作業を行うか、外部の移行代行業者に依頼するかによって異なります。

ソフトウェアの代金だけで見れば、ゼロで済む組み合わせもあります。Contact Form 7はオープンソースのWordPress用プラグインで、使うだけなら料金はかかりません。ただ、これは作業や保守の手間まで無料になるという意味ではないため、設定やテストを誰がやるかは別に考えましょう。

制作会社に頼む場合は、作業の範囲で費用が変わります。Studioからの移行にかかる費用は、Studio移行センターの料金ページ（/ryokin/）の計算例と、無料サイト診断（/shindan/）で確かめられます。

逆に、Studioに残る場合でも費用が増えることがあります。フォーム回答の閲覧上限を超えると、超えた分は見られなくなり、不要な回答を消すか、プランを上げるかのどちらかが必要です。